E-Mail Archivierung (UMA)

Unified Mail Archive kurz UMA

Archivierung ist gesetzliche Pflicht! Verstöße dagegen sind eine Straftat!
Achten Sie darauf, seit dem 1. Januar 2017 sind Verstöße gegen die Aufbewahrungs-/Archivierungspflicht nach GoBD kein Kavaliersdelikte mehr. Wer seine Geschäftsunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet oder diese erst gar nicht aufbewahrt, begeht eine Straftat. Mit dem Securepoint Archivsystem (UMA) sind Sie rechtskonform.

Das heißt konkret
Betroffen ist jedes Unternehmen, das digitalen Geschäftsverkehr durchführt. Sie verarbeiten Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe etc. digital  (z. B. per E-Mail), MUSS unverzüglich gehandelt werden!

Weitere Informationen erhalten Sie hier im GoBD-Flyer

Schutz vor Datenverlust

Die sichere, langfristige und zentrale Aufbewahrung aller E-Mails – Das Unified Mail Archive archiviert alle E-Mails für beliebig lange Zeiträume nach gesetzlichen Vorgaben.

Gesetzliche Anforderungen

Signierung von E-Mails und Dokumenten mit qualifizierten Zeitstempeln und revisionssichere E-Mail-Archivierung nach höchsten Standards (GoBD und BSI TR 03125).

Sicher ist der erste Aspekt für die Auswahl der eMail Archivierung nach GoDB, dass man rechtlich korrekt arbeitet. Meine Empfehlung, egal welches Produkt eingesetzt wird, dass man GoDB Konform archiviert. Einen Wortlaut wie “Archivierung nach GoDB” wirkt schon etwas schwammig. Im Zweifel vor Auftragserteilung eine Herstellererklärung einfordern.

Outlook-Plugin und Import-Tool

Einfaches Arbeiten  durch das Securepoint UMA Outlook Plugin. Dank vollständiger Outlook-Integration erhält der Anwender die Möglichkeit  Nachrichten im Archiv zu suchen. Die relevanten Nachrichten können einfach in die vorhandene Outlook-Struktur kopiert werden.

Der Vorteil liegt auf der Hand, der Mail Client kann schlank gehalten werden. Mann kann eigentlich den Outlook Inhalt auf das aktuelle Tagesgeschäft reduzieren. Bei der Suche ist es ebenfalls einfach. Alle Elemente werden in eine Datenbank geschrieben, man sucht also an einem Ort.

Der Import  von E-Mail-Datenbeständen die in PST (Outlook Datendateien) vorliegen ist ebenfalls denkbar einfach. Auch hier gibt es ein einfaches Programm mit dem Daten Importiert werden können.

Dokumentenmanagement (DMS)

Das intelligente DMS-System sorgt für die automatische Aufbereitung Ihrer Daten und stellt Ihnen Diese zur Verfügung.

Intuitive Oberfläche

Die Suche im Google-Style ermöglicht Ihnen das einfache Finden von Informationen in E-Mails und indexierbaren Anhängen.

IT Optimierung

Steigern Sie die Performance Ihres Mail-Servers durch die Auslagerung historischer E-Mails in das Archiv.

 

Hausmann Datentechnik
business solutions
Rolf Hausmann
Kerksiekweg 25
33729 Bielefeld

Hier aus Bielefeld Brake und Herford Stedefreund – unser direkter Nachbarortsteil:

Hausmann Datentechnik installiert in Bielefeld und ganz OWL das Mailarchiv UMA auf einem speziellen Serversystem. Die Konfiguration des Archivs, Wartung und Datensicherung realisiere ich neben dem Bielefelder Raum in ganz Ostwestfalen Lippe (Herford, Enger, Bünde, Gütersloh). Bei Fragen zur revisionssicheren Archivierung nach GoDB  (eMail Archivierung nach GoDB) und Integration in Ihr Mailsystem sprechen Sie mich an.